Přežije open space v kancelářích koronavirus?

Jen pro představu nyní v prvním čtvrtletí 2020 evidujeme v Praze 3,7 milionů metrů čtverečních kancelářských prostor. Objem kancelářských prostor se v porovnání s prvním čtvrtletím 2015 zvýšil o 19 procent z 3,1 milionů metrů čtverečních.

Největšími nájemci kancelářských prostor v Praze jsou především banky, pojišťovny a telekomunikační operátoři, kteří jsou následování IT firmami. Podle současných odhadů z USA pracuje v otevřených kancelářských prostorách až 70 % zaměstnanců. “V Praze odhadujeme, že v moderních kancelářských budovách pracuje v otevřených prostorách až 80 % procent uživatelů. Uzavřené kanceláře využívají například právníci nebo laboratoře, případně nájemci ve starších budovách, kde nelze open space vytvořit,” komentuje Jan Mechl z oddělení zastupování nájemců v JLL.

Podle našich zjištění budou nájemci zvažovat následující možnosti, za kterých se vrátí pracovat do kanceláří:

#1 Úprava kancelářských prostorů, které nabídnou větší soukromí a oddělení od ostatních

Pandemie koronaviru přispěla k zásadnímu přehodnocení fyzické blízkosti k ostatním po dobu, než dojde k vytvoření kolektivní imunity. To se projeví v dočasném uspořádání kancelářských prostor. Firmy se po tuto dobu zaměří zejména na zajištění dostatečného odstupu mezi jednotlivými zaměstnanci, už vzhledem k tomu jak velký podíl tvoří v kancelářích otevřené pracovní prostory.

“V předchozích dekádách jsme sledovali trend vedoucí ke zmenšování pracovního prostoru pro každého zaměstnance. Na začátku 21. století se výměra kancelářského prostoru na jednoho zaměstnance pohybovala od 10 až do18 metrů čtverečních, zatímco v současnosti se pohybuje od 8 do 15 metrů čtverečních. Předpokládáme, že tento trend se na nějakou dobu zastaví a firmy budou po dobu přetrvávající epidemie sahat k separování prostor a většímu soukromí. To může znamenat větší požadavky na průměrnou výměru na pracovní stanici. Celková potřeba zvýšené plochy však bude pravděpodobně kompenzována zvýšeným očekávaným podílem práce mimo kancelář. Velké změny v potřebách kancelářských prostor tedy neočekáváme,“ uvádí Petr Kareš, vedoucí oddělení zastupování nájemců.

Nájemci budou v době pomalého “promořování” chytře pracovat s konceptem open space, který začnou proměňovat na částečně uzavřený prostor s vyváženým důrazem na spolupráci a soukromí. Některé firmy uvažují o instalaci příček, což může být v některých otevřených prostorách řešení pro oddělení týmů a minimalizaci skupin pro případnou karanténu, pokud by se epidemie intenzivně dál rozšiřovala.

Nájemci a majitelé budov budou muset pečlivě promyslet jak upravit provoz ve společných prostorách a sdílených službách. Jedná se především o „úzká hrdla“ jako jsou chodby, toalety nebo kuchyňky.

#2 Flexibilní pracovní rozvrh a místa

Je důležité si uvědomit, že návrat do kanceláří bude z mnoha důvodů spíše postupný než okamžitý. V první vlně se vrátí zaměstnanci, kteří jsou nepostradatelní pro zajištění chodu firmy, zbývající část pak bude následovat v několika vlnách.

“V souvislosti s očekávaným uvolněním omezení a návratu do práce se objevuje nutnost oddělení týmů v rámci stávajících prostor.  V zemích, které již prošly nouzovým stavem a jsou ve fázi uvolnění omezení, jsme zaznamenali trend přesunu některých týmů do co-workingových center. Tento krok je volen jako nástroj diversifikace rizika spojeného s případným návratem ohrožení virem. V případě nákazy jednotlivce nebude v tomto případě nutné uzavřít do karantény celou firmu, ale pouze příslušný tým dislokovaný do konkrétního co-workingového centra,“ komentuje Štěpán Šatoplet, vedoucí oddělení pronájmů kanceláří v JLL.

Podle nedávného průzkumu, který JLL provedla mezi svými zaměstnanci v USA, by pouze 4,9 % pracovníků preferovalo i nadále práci z domova v režimu 100% home office. Velká většina zaměstnanců (60,6 %) však upřednostňuje návrat do kanceláře nicméně pouze na část pracovního týdne s tím, že většinu pracovního času by nadále pracovala z domova. To ukazuje na větší preferování rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Pouze 34,5 % zaměstnanců očekává, že se vrátí do kanceláře bez budoucí možnosti práce z domova.

Pokud se v aktuální situaci jednotlivé společnosti přesvědčí, že jejich zaměstnanci umí pracovat i “na dálku”, může to v konečném důsledku znamenat, že firmy budou své kanceláře v delším časovém horizontu naopak zmenšovat. Jednoduše proto, že flexibilní formy práce budou preferovány jak ze strany zaměstnanců, tak také ze strany zaměstnavatelů. Ti s akceptováním tohoto způsobu práce sníží riziko případného přenosu nákazy a také sníží náklady spojené s pronájmem a provozem kanceláří.

“Také lze předpokládat, že ze strany nájemců bude větší tlak na zkrácení nájemních vztahů, které jsou nyní obvykle uzavírány na období 5 až 7 let, aby firmy získaly větší flexibilitu a mohly lépe reagovat na nenadálé události,” dodává Šatoplet.

Vzroste také poptávka po lepším technologickém vybavení kanceláří. Jedná se především o zařízení pro telekonference nebo videohovory. Zkušenost s koronavirem ovlivní i náš styl práce. “Budeme si rozmýšlet, kdy je nutné osobní setkání a kdy využijeme technologie. Vznikne důraz na využívání IT služeb, chytrých aplikací a celkový posun v komunikaci se zaměstnanci a klienty,“ dodává Vendula Bláhová, specialistka na pracovní prostředí v JLL.” Společnost JLL toto předpokládala již před několika lety a epidemie koronaviru tento trend jen urychlila.

#4 Zajištění hygienických podmínek a zdravé kanceláře

Zákoník práce stanovuje, že zaměstnavatel má vůči svému zaměstnanci povinnost vytvořit takové pracovní podmínky, které umožňují bezpečný výkon práce. Povinnosti zaměstnavatele se nyní kvůli šíření epidemie koronaviru zásadně rozšiřují a získávají zcela nový význam.

“Na základě zkušeností ze zemí jako je Japonsko, Korea nebo Čína předpokládáme, že mnoho provozovatelů kancelářských budov umístí ve vchodech senzory teploty nebo zavedou další nástroje kontrolující zdravotní stav zaměstnanců a návštěvníků. Například v Číně 80 % kancelářských budov třídy A vyžaduje u zaměstnanců měření tělesné teploty, a pokud přesáhne 37 stupňů Celsia, nejsou vpuštěni do budovy. Tento postup je aplikován také ve velkých obchodech s potravinami a dalších důležitých místech,” uvádí Pavel Kašík, vedoucí oddělení projektového managementu v JLL.

Někteří zaměstnavatelé zvažují nošení náramků pro zaměstnance, kteří byli negativně testováni na koronavir nebo se z něj vyléčili. Další připravují rychlostesty, které mohou případně použít.

V rámci zajištění co nejvyšších hygienických standardů bude kladen důraz na častější dezinfekci prostor. Samozřejmostí bude neustálé nošení roušek a důsledné proškolení a osobní zodpovědnost každého zaměstnance.

Klíčová jsou technická opatření, která vytváří základ pro zdravé kanceláře - od výběru budovy až po řešení interiéru. Vybavení prostor zahrnuje především kvalitní vzduchotechniku, hepafiltry, otevíratelná okna umožňující časté větrání, dodržení maximálního počtu osob na metr čtvereční nebo snadno omyvatelné povrchy. Do kanceláří se bude instalovat bezkontaktní ovládání světel či klimatizace.

Zlepšení hygienických opatření v budovách a pracovištích navíc může do budoucna pozitivně ovlivnit zdraví zaměstnanců například při sezónních chřipkách.