Zatímco dříve home office pravidelně využívaly jen zlomky lidí, letos je kvůli koronaviru již podruhé aplikován masově a zřejmě bude více než předtím praktikován i po konci epidemiologických opatření. Zkušení harcovníci home office, kteří jej alespoň v nějaké míře znali již z minula, neměli s jeho rozšířením takový problém. Horší to bylo a je pro zaměstnance uvyklé klasickému kancelářskému provozu. Ti se dopouštějí během home office častých chyb, které jim pak srážejí produktivitu a chuť v práci z domova pokračovat. Jaké jsou ty nejčastější? Nad tím se níže zamýšlejí experti ze společnosti Colop, jednoho z největších celosvětových výrobců razítek a ručních tiskáren. Colop u svých zaměstnanců na nevýrobních pozicích home office praktikuje v masovém měřítku již řadu let, dávno před nástupem covidu-19, a má tak dobře odzkoušeno, co funguje a co nikoliv.
1. Přílišné spoléhání na zaběhnutou rutinu z kanceláře
Home office lze přirovnat k vrcholovému sportu. Je zapotřebí jej trénovat a uvědomit si, že úspěch se dostaví s pevnou vůlí. I
zaměstnanec, který je jinak v kanceláři výkonný, může na
home office selhat. Natož
zaměstnanec průměrný či podprůměrný. U někoho se také dostaví silný pocit odloučení a neschopnost pracovat, dostatečně se motivovat.
„V kanceláři když vidíte, že ostatní pracují, tak pracujete taky, protože vám ani nic jiného nezbývá. Najednou jste doma a tam máte naprosto jiné návyky. Pro ty, co začínají, toto může být problém,“ říká marketingový ředitel společnosti Colop Nikolas Pátek, který sám na home office pracuje již řadu let.
Žádná univerzální rada zde naplno nefunguje, ale uvědomte si, že postupy
práce a způsoby motivace aplikované v kanceláři vám doma fungovat nebudou a vše si musíte nastavit trochu jinak.
2. Nepřizpůsobení univerzálních pouček vlastní osobnosti
Řada lidí se do písmene řídí univerzálními návody na
home office a pak se diví, že úspěch se nedostavuje. Ale všechny rady, jak na
home office fungovat a nefungovat, včetně těchto, musíte přizpůsobit své osobnosti. Někdo potřebuje „krátké vodítko“ a neustálou kontrolu od svého šéfa, byť alespoň formou online tabulek nebo častých videokonferencí. Je-li to váš případ, pak si to takto se svým nadřízeným zkuste nastavit. Někdo jiný se dokáže namotivovat i bez biče
nad hlavou.
Totéž platí o častých varováních ohledně práce v pyžamu a podobně. Jsou lidé, kterým to takto řadu let funguje a jsou produktivní. Jiní se potřebují obléct a upravit jako do práce, obejít si blok a pak teprve usednout k počítači. Někdo pracuje výhradně v zamčené ložnici, jiný si k práci v obýváku pustí hudbu nebo preferuje práci z kavárny, je-li zrovna otevřená. Pokud je to kompatibilní s vaší pracovní pozicí a šéf souhlasí, nastavte si vše podle svého. A klidně u toho buďte i v tom pyžamu.
3. Nedostatek sebediscipliny a kázně
„Někdy zaměstnanci začnou koketovat s myšlenkou, že dopoledne nebudou nic dělat a doženou to odpoledne nebo večer. Ale tohle málokdy u řadových zaměstnanců funguje, hlavně, pokud mají rodinu a jiné povinnosti,“ říká Nikolas Pátek.
Ano, řadu věcí na
home office si můžete nastavit podle své nátury. Ale bez jedné věci se neobejde nikdo. Pokud chcete mít dlouhodobě
výsledky, je nutná sebedisciplina a kázeň. Nastavit si, co potřebujete udělat daný den a týden, a to pak důsledně plnit, ať už při tom budete zároveň běhat na pásu, nebo si pouštět jogínskou hudbu. Jinak se snadno dostanete do nekonečné spirály odkládání
práce, prokrastinace, dohánění po nocích a následného totálního vyčerpání.
Většina lidí potřebuje na
práci klid. Pokud jste jedním z nich a nebydlíte sami, je zapotřebí jasně se dohodnout se svojí rodinou nebo partnerem či partnerkou na časech, kdy se potřebujete soustředit a nebýt vyrušováni. Vaše rodina totiž bývala zvyklá, že když jste doma, jste tu pro ně, věnujete se jim a také leccos zařídíte.
„Často se stává, že lidé mají home office a místo toho vezou manželku k doktorovi nebo jdou nakoupit. Oni nebo jejich rodina si spletli home office s dovolenou. Den pak najednou uteče a oni zjistí, že neudělali vůbec nic,“ říká Nikolas Pátek z Colopu.
Home office mění navyklý režim a dělí najednou vaši přítomnost doma na dva typy: pracovní a nepracovní. Pokud si
práci například rozdělíte na dvouhodinové bloky a mezitím si dáte půl hodiny volno, kdy třeba můžete vyřešit různé požadavky dětí a podobně, vaše rodina tento režim lépe skousne. Kdyby ne, zbývá ještě možnost pracovat z coworkingu (sdílené pracovní prostory) nebo z kavárny – tedy až skončí protiepidemiologická
opatření. V létě pak není od věci občas vzít kolo, sbalit laptop do batohu a odjet pracovat někam do přírody.
5. Podcenění IT bezpečnosti
Když člověk pracuje z vlastní ložnice a připojuje se před domácí wi-fi nebo přes mobil, často ho nenapadne, že by jeho pracovní e-maily a materiály mohly být ohroženy. Ale nové pracovní dovednosti neovládli s příchodem koronaviru jenom zaměstnanci, pro něž už názvy jako Zoom, Google Meet nebo Teams nyní nejsou neznámými termíny. Nelenili ani škůdci cyber prostoru a domácí sítě jsou pro ně čím dál menší překážkou. Ověřte si proto, jestli je vaše heslo na domácí wi-fi dostatečně silné. A nezapomínejte instalovat bezpečnostní updaty svého operačního systému a antivirového programu. Někdy v domácím prostředí více než útok ruského hackera hrozí spíše atak ze strany dětí džusem či rozpatlanými vodovkami na váš laptop nebo pracovní mobil. Vždycky také zavírejte pracovní e-maily a aplikace, než dětem půjčíte laptop na online výuku nebo na úkoly. Nezapomínejte veškerou práci zálohovat. A při videokonferencích si dobře hlídejte, kdy máte zapnutou kameru a zvuk. Internet je plný situací, kdy to někdo podcenil.
6. Ignorování ergonomie
Při dlouhodobé práci na home office můžete najednou zjistit, že vás bolí záda, kyčle nebo krční páteř. Důvodem je nevhodná pozice při práci a ignorování ergonomie. Určitě lze doporučit doplnit laptop externí klávesnicí a monitorem, k tomu navíc ideálně i dokovací stanicí.
Užitečným pomocníkem je také držák na notebook, který vám umožní nastavit pozici jeho obrazovky do výše očí. Oblíbeným hitem posledních let je také práce vestoje, k čemuž pomáhá výškově nastavitelná stolní deska, kterou si upevníte například na zeď. Pokud naopak pracujete rádi vleže, určitě neuškodí nadstandardně kvalitní matrace. A myslete v takovém případě na to, abyste při práci v pololeže příliš nenamáhali kyčle. Pro práci v sedě lze zase doporučit kvalitní výškově nastavitelnou židli s podpěrkami. A nezapomeňte ani na kvalitní osvětlení. K soustředění vám také pomůže, když budete často větrat, a v místnosti tak bude dostatek kyslíku.
„Home office často neprospívá tělu ani životosprávě. Určitě doporučuji zapojit pravidelné domácí cvičení a při náznacích bolestí, které by mohly být způsobené tím, v jaké poloze pracujete, navštivte fyzioterapeuta. Ten vám ukáže cviky a poradí optimální pracovní pozice. Ono i v leže se dá pracovat tak, aby to tělu neškodilo. Sám jsem se potýkal s podobnými problémy, protože jsem si neuvědomoval, jak náročná pro tělo práce z domova může být,“ říká Nikolas Pátek z Colopu. Když pracujete z kanceláře, přece jen máte každý den nějaký pohyb, i když vyloženě cíleně nesportujete. Jdete ke kopírce, do kuchyňky, něco vyřídit s kolegy, na oběd, na zastávku. To ale při home office chybí a někdo pak zůstane zcela bez pohybu. Kromě vlivu na zdraví to samozřejmě není ideální ani pro pracovní produktivitu. Dejte si předsevzetí, že se alespoň jednou denně půjdete projít, zaběhat si nebo se projet na kole. Práce vám pak hned půjde lépe od ruky. Pokud se nedokážete donutit sami od sebe, využijte některou z mnoha aplikací, které vás k pohybu nebo alespoň k přestávce v práci „přinutí“ (např. Stand Up! The Work Break Timer nebo Randomly RemindMe).
„Stačí, aby si člověk zašel pro oběd pěšky a nevyužil kurýrní službu. Stejně tak když si potřebujete něco zařídit ve městě nebo míříte pracovat do kavárny, nechte auto doma a projděte se. Vždycky si pohyb spojte s nějakým cílem. Je dobré začít pomalu a přirozeně. To je způsob, jak u pohybu vytrvat,“ komentuje Nikolas Pátek. 8. Podcenění komunikace s šéfem a kolegy
Pokud vám připadá, že v pracovních úkolech plavete a nemáte dostatek podpory od šéfa, určitě to s ním proberte a nastavte si například jednou za týden videokonferenci. Nepodceňte ani komunikaci s kolegy. Ty nejlepší nápady někdy vznikají při neformální konverzaci, vůbec tedy není od věci zavést občasnou „online kávu“. Zamezíte tím i sociální izolaci, na kterou si někteří lidé na home office stěžují. „Je dobré využívat aplikace typu Slack. Na jednu stranu se může stát, že vás budou chatovací okna rozptylovat, na druhou stranu je ovšem dobré být ve spojení a dokázat pružně reagovat. Maily jsou pomalé a telefony někdy zbytečné. Slack může být řešení. Dá se tam výborně nastavit, kdo s kým bude komunikovat na jednotlivých projektech a úkolech. Slack jsme u nás dlouho využívali, stejně tak Trello,“ říká Nikolas Pátek z Colopu.
Někomu nevadí pracovat v několika blocích roztažených přes celý den a plynule střídat práci a volnočasové aktivity. Funguje to hlavně tehdy, pokud bydlíte sami a jste pánem svého času. Řada jiných lidí potřebují železnou oponu mezi svým pracovním a odpočinkovým nebo rodinným časem a neví, jak to skloubit s home officem. Pokud vám pomůže, nastavte si pracovní čas od-do, stejně jako jste to měli v kanceláři. Klidně si i dejte budík například na šestou, aby vás upozornil, že pro dnešek už jste pracovali dost. V takovém případě pomůže mít jedno místo v bytě vyhrazené jen na práci, kde za sebou potom zavřete dveře zvenku a přejdete do „volnočasového“ světa.
10. Šok z klesající produktivity
Poslední dobou se vyrojila řada článků, jak zaměstnancům, kteří jsou během koronaviru na home office, vzrostla produktivita. Nemusí to být ale vůbec pravidlem. Někdy produktivita vzroste jen krátkodobě, v prvním nadšení z nového režimu. Pak ale zaměstnanec začne upadat do stereotypu, prvotní výhody se v jeho očích překlopí na nevýhody. Uvědomí si, že práci musí odvést stejně, a k tomu navíc často potřebuje nasadit obrovskou sebedisciplinu, aby ho nerozptylovaly lákavější domácí aktivity. Motivace se začne zmenšovat a s tím klesá i produktivita. Ostatně takový propad produktivity u svých zaměstnanců na home office před časem zaznamenaly například firmy IBM nebo Yahoo, které proto začaly od tohoto benefitu couvat.
Ale neděste se toho, tento vývoj je do jisté míry přirozený a dá se časem zvrátit při uplatnění ostatních výše zmíněných zásad. Pro navýšení motivace pak stačí si uvědomit, že home office vám při všech svých problémech dává jednu obrovskou výhodu a privilegium: větší svobodu. A pro tu už stojí za to leccos překousnout. „Úžasná je na home office právě ta variabilita a svoboda v nakládání s časem. Sám mám dny, kdy plný energie pracuji až do noci, a potom dny, kdy řeším jen to, co vyloženě hoří. Je ale potřeba si dlouhodobě hlídat, abyste si udrželi produktivitu. Existují různé nástroje, jak ji měřit a analyzovat, například Toggl. Toto já osobně dělám často,“ uzavírá Nikolas Pátek, marketingový ředitel společnosti Colop.
Společnost COLOP je největším výrobcem a distributorem razítek v Česku. Ročně vyrobí 6 milionů razítek, která vyváží do 130 zemí světa. Jde o rakouskou firmu s centrálou v hornorakouském Welsu, která má v jihočeských Borovanech svou největší zahraniční výrobní jednotku. COLOP vyrábí razítka řady typů od klasických přes datová, číslovací až po antibakteriální a ekologická. Kromě razítek společnost COLOP vyvinula a vyrábí mobilní nástroj na tisknutí e-mark, který v sobě spojuje výhody malé mobilní tiskárny a kreativního elektronického razítka. Kreativní variantou e-marku vhodnou na tvoření a vyrábění je e-mark create. Produkt e-mark získal prestižní ocenění za design Red Dot a iF Design Award. COLOP se také výrazně zaměřuje na témata jako inovace práce, svoboda v práci a efektivní kancelář.
