Podoba současných kanceláří: dostatečná vzdálenost i posílení týmové spolupráce

„Změna podmínek pro práci v posledním roce ovlivnila mnoho oblastí, má vliv i na trendy v designu pracovních prostor. Firmy upřednostňují takové uspořádání, které podpoří spolupráci lidí, ale umožní jim udržet si potřebnou vzdálenost a odstup od ostatních. Trendem je zařizování flexibilnějších prostor, odklon od stabilně obsazených kanceláří, zřizování míst pro klidnou soustředěnou práci a zvětšování sdíleného prostoru. Ten je ale vybavován tak, aby umožňoval dodržení dostatečné vzdálenosti přítomných lidí a podporoval kreativní spolupráci,“ říká Milan Novák ze společnosti Profesia.

Pryč z velkých společných kanceláři?

Klasický open space je na ústupu, ale variabilní společné sdílené prostory jsou naopak trend, který se silně prosazuje. Kouzlo spočívá v jejich chytrém vybavení a uspořádání. Každý má své pracovní místo s dostatečným odstupem od ostatních, a tato místa jsou podle účelu propojena do určitých enkláv, například kolem centrální stanice vybavené komunikační technikou, ke které se mohou jednotliví pracovníci jednoduše otočit pro jednání prostřednictvím videokonference nebo on-line platformy.

„Změnil se i postoj ke zřizování zasedacích místností. Kromě jedné klasické reprezentativní jednací místnosti je účelné mít i menší jednačky vybavené komunikační technikou. Tyto tzv. Huddle rooms jsou ideální pro spolupráci hybridních týmů s částí pracovníků připojenými vzdáleně. Zde nacházejí uplatnění nová chytrá zařízení, která usnadňují spolupráci – například kamery, které díky využití umělé inteligence udržují záběr na aktivní členy diskuse nebo speciální zařízení, která stisknutím jediného tlačítka nasdílejí schéma nakreslené na klasické tabuli na monitory zařízení všech účastníků schůzky,“ vysvětluje Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Rozostření hranice mezi domovem a prací

Strohý kancelářský design v odstínech studené modré a šedé není zrovna inspirativní prostředí. S tím, jak většinu pracovní síly začali tvořit mileniálové, kteří vyžadují kreativnější prostředí, se začal prosazovat tzv. resimercial design. Ten kombinuje rezidenční a komerční funkce, aby se zaměstnanci v pracovním prostoru cítili jako doma. A covid-19 a dlouhodobá práce z domova tyto tendence ještě posílila.

„V moderních kancelářských budovách se vedle klasických zasedacích místností stále častěji objevují odpočinkové zóny nebo salonky s pohodlnými pohovkami a křesly, spoustou živých květin, připomínající domácí pohodlí, kde je možné nejen odpočívat, ale i v odlehčené atmosféře jednat. Pro relaxaci nebo naopak nerušené soustředění firmy zřizují také samostatné uzavřené koutky, stále častější je i využití teras nebo střech, nejlépe osázených vegetací. Poskytnutí možnosti uchýlit se do klidu nebo si odpočinout v příjemném prostředí obklopeném zelení se zaměstnavatelům vrací ve zvýšené efektivitě zaměstnanců, kteří jsou v lepší psychické pohodě,“ vysvětluje Ondřej Mareček z SSI Group.

Prostory navržené podle činností

Tento trend vychází z návratu k plánování budov na základě toho, co v nich lidé dělají. Když zaměstnanci přijdou, první věcí, kterou udělají, je kontrola e-mailu, tedy potřebují svou „přistávací plochu“. Poté mohou mít schůzku – je-li jednání důvěrné, mohou použít malou uzavřenou místnost, pokud ne, využijí otevřený konferenční prostor. Některá zaměstnání, jako například klientský pracovník, který v podstatě celý den telefonuje, jsou pevně vázaná k pracovnímu stolu, potřebují uzavřený prostor, kde neruší a nejsou rušeni. Jinde potřebují interakci – je účelné, pokud mohou zvednout hlavu od počítače a rychle se poradit s kolegy. Zde je tedy lepší sdílený prostor s možností vizuálního kontaktu mezi lidmi. Mnozí zase tráví celé dny na schůzkách – sice by měli mít kde si v kanceláři sednout, a třeba zkontrolovat výše zmíněné maily, ale nepotřebují svou vlastní místnost. Paradoxně ji většinou mají, a velkou a reprezentativní, protože schůzky tvoří velkou část práce většiny manažerů.

„Model uniformních stejně vybavených kanceláří je překonaný, trendem je variabilní kancelářské prostředí složené z různorodých prostor – od otevřených sdílených místností po uzavřené klidné kouty. Současný způsob práce ale vyžaduje, aby ve všech prostorách byla možnost jednoduše připojit své zařízení a plnohodnotně pracovat. To vyžaduje moderní technologická řešení, která umožní bezdrátové připojení do sítí i videokonferenčních systémů bez nutnosti cokoli instalovat nebo hledat příslušné kabely,“ vysvětluje Michal Černý z Audiopro.

Zdravé a udržitelné prostředí

Firmy, které aktivně podporují zdravé pracovní prostředí s možností aktivní relaxace přímo na pracovišti, mají nejen zdravější zaměstnance, ale také zdravější hospodářský výsledek – studie Medibank zjistila, že takto zaměřeným upgradem pracovního prostředí lze dosáhnout až 15% zvýšení produktivity. A nejde jen o vybavení místnosti pro fitness nebo zakoupení pingpongových stolů. Pohodu zvýší i zlepšení ovzduší nebo přístup k přirozenému světlu.

„Možná se dostatek kvalitního světla může zdát jako banální. Pokud ale trávíme každý den osm hodin v tmavých nebo uměle osvětlených prostorách, může to mít dlouhodobý dopad ve formě zhoršeného soustředění, bolesti hlavy, bolesti očí nebo depresí a psychických problémů. Podle průzkumu, který nedávno realizovala stavební společnost Wirtuuu, 48 % dotázaných uvedlo, že jim v zaměstnání chybí především přirozené denní světlo. Někdy se ale stává, že je budova špatně situovaná a není možné do ní umístit další okno. Efektivním východiskem je tzv. světlovod, jež je založen na technologii odrazu světla. Světlovody si dokáží nasbírat denní světlo kdekoli na plášti budovy, a pak jej přivedou pomocí vysoce reflexního tubusu do místností, kde je potřeba, a to i v případě zatažené oblohy,“ vysvětluje Jakub Brandalík ze společnosti Lightway.

Pandemie covid-19 změnila také pohled na čistotu pracovního prostředí, zaměstnanci ji začali vnímat mnohem kritičtěji. Nedávný průzkum společnosti Kärcher ukázal, že více než třetina (36 %) zaměstnavatelů nyní klade mnohem větší důraz na hygienu a čistotu pracoviště, dalších 32 % firem se na vylepšení situace v této oblasti také více zaměřilo.

A v neposlední řadě trendy určuje rostoucí tlak na udržitelnost. Především nastupující generace upřednostňuje zaměstnavatele, jejichž morální hodnoty se shodují s jejich vlastními, zejména pokud jde o témata, jako je udržitelnost. Nedávný průzkum ve velkých amerických společnostech ukázal, že téměř 40 % mileniálů si vybralo práci podle přístupu společnosti k trvalé udržitelnosti. Rozhodnutí pro „zelenou“ kancelář je způsob, jak společnosti mohou zaměstnancům, zákazníkům a konkurentům ukázat svůj postoj k ochraně životního prostředí.