Lidé nevidí benefity datových schránek, mnozí si s nimi neví rady ani po technické stránce.

Zejména kvůli povinnému zřizování datových schránek nejen živnostníkům, ale také spolkům i sdružením se spustila vlna hromadného rušení živností. Přihlašovací údaje totiž přišly dokonce i těm, kteří mají živnost pozastavenou. Schránku nelze zrušit jiným způsobem než právě zrušením své živnosti. Během prvních dvou měsíců se jednalo o více než 40 tisíc případů, což znamená, že narůst těchto typů žádostí je oproti minulým rokům více než trojnásobný. Problémy ale nastávají i u aktivních podnikajících osob – ti zas nevidí benefity v používání datové schránky, odmítají povinné zřízení, nebo zkrátka nemají dostatek technických znalostí. Naráží ale také na to, že mnohým nepřibyla pouze jedna schránka a nyní hledají způsoby, jak zvládnout obsluhu všech.

Benefity mohou být i osobní

Za neochotou lidí používat datovou schránku podle odborníků stojí právě to, že v nich nevidí benefity a nechtějí do nich být nuceni, dalším pak chybí technické znalosti na zvládnutí elektronické komunikace. „Místo prezentace pozitivních přínosů se spíše hovoří o její povinnosti. Kdo z nás chce mít něco povinného a něco muset? Benefitem přeci není to, že mi stát někde vytvoří úzké místo, kde se tvoří fronty a následně mi argumentuje, že s datovkou tam nemusím stát,“ vysvětluje Michal Kocanda, ředitel softwarové společnosti Atlas Software, která se zabývá problematikou obsluhy datových schránek z uživatelského hlediska. Pomocí svého programu Manažer datových schránek se snaží uživatelům co nejvíce zlehčit správu své schránky.

Podle Kocandy je přitom benefitů celá řada – od ceny dopisu, komfortu vyzvednutí, jistoty doručení, až právě po státem zmiňovaný uspořený čas. Uvádí ale i příklad osobního benefitu, který se ukáže až při praktickém užívání datovky: „Pokud máte starší rodiče nebo prarodiče, tak se Vám možná již stalo, že jste přijeli na návštěvu a oni Vám dali přečíst nějaký úřední dopis, kterému ne úplně rozumí. Řešením je zde zřízení datové schránky pro tyto seniory s tím, že si navolíte práva přístupu k této datovce. Tím pohodlně zajistíte, že veškerá komunikace seniora se státem je zajištěna přes tento kanál a Vám ani jim tedy nic neuteče, protože stát a úřady mají povinnost využívat tento kanál. S rodiči se dohodnete, že pokud po nich kdokoli bude chtít uzavřít jakoukoli smlouvu nebo peníze, tak mají datovku a mají to poslat tam. Krásně je tak ochráníte před různými supervýhodnými nabídkami, které je stojí akorát peníze a jim to přidá na klidu, že dopisy vidíte i Vy a to včas a pomůžete jim.“

Technická obtížnost

Mnoho lidí namítá, že obsluha datové schránky je na ně náročná a uživatelské prostředí není intuitivní. To potvrzuje i ředitel společnosti Atlas Software: „Státní software trpí stejným neduhem jako mnoho jiných softwarů. Svět IT odborníků je jiný než ten uživatelský. Do toho zapojíte úřední styl vyjadřování a terminologii, které nejsou vždy jednoduše pochopitelné. Kombinace těchto faktorů způsobuje smrtící koktejl pro běžného uživatele.“ Dodává, že při správě více než 4 datových schránek začíná být systém nepřehledný a má mnoho neduhů. Právě proto vznikl Manažer datových schránek, který usnadňuje práci s více datovými schránkami najednou. Uživatelům navíc nabízí známé prostředí klasického emailového rozhraní. Samozřejmostí je přihlášení všech datových schránek najednou mezi nimiž se dá jednoduše přepínat, což třeba právě státní software neumí – v něm se uživatelé musí do jednotlivých schránek přihlašovat zvlášť. Ve společnosti Atlas Software dokonce IT specialisté spočítali, že aktivnímu uživateli 5 datových schránek zabere v kuse až 6 dní ročně pouze to, že se přehlašuje z jedné schránky do druhé.

Dalším problémem, se kterým se lidé nově potýkají, je ten, že jim během zakládání datových schránek stát nepřidělil pouze jednu, ale rovnou dvě nebo i více. „Ono se to nezdá, ale když podnikáte, tak máte např. jednu společnost s.r.o. a k tomu živnost. Dále jste třeba i členem SVJ a se sousedy jste ještě i založili spolek kvůli dotacím. Jestli máte datovku jako fyzická osoba, tak jsme na počtu 5 schránek, které najednou obsluhujete.“ Právě tito lidé pak hledají řešení, jak tolik schránek najednou zvládnout a ohlídat.

Podle společnosti Atlas Software uživatelům státního programu datových schránek chybí klid, že jim žádná zpráva nezmizí, jelikož stát garantuje archivaci zpráv pouze na 90 dní. Nejen časově neomezené úložiště, ale také velký archiv, který pojme až 20 tisíc datových schránek a jejich zvýšený maximální limit při posílání, vyjmenovává Kocanda další důvody, proč si uživatelé Manažer datových schránek oblíbili. Ti, s jejichž schránkami pracuje třetí strana (například účetní, ekonomové či asistenti), vítají možnost vedení složky případu, přidávání štítků a filtrování, ale také označování řešitele – tedy konkrétní osoby, která má vyřešení dané zprávy na starost. Manažer datových schránek myslí také na ochranu citlivých údajů – jednoduše se dají nastavit jednotlivá práva a přístupy nejrůznějším lidem, kterým sami určíte, co mohou a nemohou dělat a vidět. „Mezi klienty máme rekordmana, který s naším programem spravuje 250 datových schránek,“ dodává ředitel společnosti Atlas software.

Odmítači datových schránek mohou narazit

Pokud o datovou schránku nestojíte a zjistili jste, že ji nemůžete ani zrušit, protože nechcete rušit svou činnost či spolek, určitě vás napadne, že ji jednoduše nezprovozníte. I zde může nastat problém, jelikož stát pokládá zprávu za doručenou nikoliv po přihlášení, ale 10 dní od jejího doručení, aniž byste se do schránky přihlásili nebo ji ani neměli zprovozněnou. V tomto bodě Kocanda varuje odmítače schránek: „Existuje určitě mnoho okolností a motivací proč nezprovoznit nebo nekontrolovat datovou schránku, ale uživatel se vystavuje zcela nepřiměřenému riziku, které za to podle mého názoru nestojí. Stačí obyčejná relativně malá pokuta za překročení rychlosti, která přijde do vaší datovky. Tím, že ji budete ignorovat, roztočíte soukolí, které Vás v závěru může přijít pěkně draho. Nezaplacením pokuty spadnete do správního řízení. Zde jsou pokuty výrazně vyšší. Výzvu ke správnímu řízení obdržíte opět do datovky. Neúčastí ve správním řízení může být rozhodnuto bez Vás. Nezaplacením se rozběhne další řízení a v závěru vám obstaví účet nebo do dveří vstoupí exekutor. Stálo to za to?“ V závěru upozorňuje, že pokud z vaší strany nebude probíhat komunikace přes tento kanál, tak má stát právo uložení pokuty začínající na 2 000,- Kč.

Každý uživatel má ale možnost zapnutí notifikace, která ho upozorní emailem na nově příchozí datovou zprávu a předcházet tak situacím, kdy by z nějakého důvodu nestihl desetidenní fikci doručení. Notifikaci určitě ocení i ti živnostníci, kteří komunikují se státem pár krát za rok, a to většinou v případě podávání daňového přiznání – nemusí tak každý týden kontrolovat, zda jim do schránky přišla zpráva.

Datovou schránku k 18. narozeninám?

Stát tedy čeká ještě dlouhá cesta k digitalizaci. Podle Michala Kocandy, ředitele společnosti Atlas Software si mladá generace lehce poradí jak s datovými schránkami, tak s dalšími novými technologiemi a celkovou digitalizací. „Myslím, že k moderní době patří stejně jako občanka od státu k 15. narozeninám, datovka k 18. narozeninám. Mladá generace nebude mít s touto technologií problém a je vhodné mladé již od začátku vést tímto směrem, aby si tuto komunikaci zažili a v budoucnu nenarazili na problém.“ Nutností je ale nezapomínat na sounáležitost a pomáhat starším generacím, nebo těm, kteří technologiím dostatečně nerozumí, aby se nestali vyčleněnými ze společnosti.

Další otázkou je, jak se státu povede přesvědčit občany o tom, že jít cestou digitalizace je správné. Jelikož zde nastává situace, kdy i přestože mladí ovládají technické schopnosti třeba právě na obsluhu datových schránek, jejich motivace k využití této elektronické komunikace je stejně malá jako těch, kteří tyto schopnosti nemají. „ Myslím si, že většina z nás si nelibuje v jednání s úřady, a proto podle mě takto lidé reagují. Mají představu, že pomocí datové schránky na nás úředníci lépe dosáhnou a zavalí nás dalšími požadavky – to, že lehce navolí povinnost vyplnit další nezbytný formulář a stejně lehce navolí “odeslat všem“. Řešení této obavy je zcela na místě a souvisí s dlouhodobým problémem množství administrativy, kterou stát uvaluje na většinu z nás. S trochou nadsázky by stačilo, kdyby jim stát uměl garantovat, že je přes datovku nebude zatěžovat nesmyslnou byrokracií,“ hodnotí současnou situaci ředitel společnosti Atlas Software Michal Kocanda.