Zvyšte produktivitu a snižte stres: 7 praktických tipů pro lepší časový management

Dobrá organizace času jde ruku v ruce s kvalitně odvedenou prací. Pokud si dobře nastavíte tzv. time management, nemusíte se pak stresovat maličkostmi a budete tak podávat lepší výkony. Někdy ale můžete mít pocit, že vám povinnosti přerůstají přes hlavu. Jak co nejlépe skloubit práci, volný čas, spánek a ostatní aktivity? Zkuste se řídit sedmi radami, jak efektivně spravovat čas a zlepšit svou produktivitu.

Čas je pro většinu lidí to nejcennější. Není nic horšího, než když jste zavalení úkoly a na konci dne si uvědomíte, že máte hotovu jen polovinu z toho, co jste plánovali. V těchto chvílích je dobré využít některé důležité techniky time managemetu, s jejichž pomocí lze pracovat kvalitněji a rychleji.

TO DO list

Každý má občas v práci nebo ve škole pocit, že nezvládá plnit všechny úkoly. Ale ve skutečnosti mnohdy nejste tak strašně zaneprázdněni. Některé věci například nadhodnocujete a něco naopak podceňujete. Proto je klíčovým krokem k dosažení cílů pečlivé plánování jednotlivých úkolů a jejich prioritizace. Nejlepší je začít svůj den takzvaným „TO DO listem“ – sepište si jednotlivé úkoly a seřaďte je podle důležitosti. Tímto způsobem aspoň uvidíte, kolik práce vám zbývá. Není pak nic lepšího, než si jednotlivé úkoly odškrtnout a vrhnout se na další.

Soustředění nad zlato

Člověk se na svůj telefon podívá průměrně každých 12 minut [1] . To tedy znamená, že během pracovní doby každý zhruba 40x přeruší práci, aby zkontroloval mobil. To může být velký problém, zejména pokud se snažíte na práci koncentrovat. Až 23 minut a 15 sekund [2] trvá člověku se po vyrušení plně navrátit k práci, a začít se na daný úkol opět soustředit. Zkuste si proto přepnout mobil do tichého režimu – uvidíte, jak vám půjdou úkoly pěkně od ruky.

Čistá pracovní plocha je základ

Předtím, než usednete k práci, je vhodné si připravit pracovní plochu a uklidit vše, co by vás mohlo od práce rozptylovat. Je rovněž dobré si dopředu nachystat všechno, co budete během práce potřebovat, například nabíječku na počítač, tužku nebo poznámkový blok. Nezapomeňte ani na pitný režim či svačinu. Čím víc budete od stolu pro něco odbíhat, tím méně toho uděláte.

Řekněte si o pomoc

V případě, že se na vás hrnou úkoly a vy nevíte co dřív, nepanikařte. V takových chvílích je čas požádat o pomoc vaše kolegy. Zcela určitě se v kanceláři najde někdo, kdo vám podá pomocnou ruku. Sepište si všechny úkoly, která vás v nejbližších dnech čekají a označte si ty, které můžete zadat kolegovi. Pomoc je důležitá – kolegové ocení vaši upřímnost a až budou potřebovat, řeknou si o vaši pomoc zase oni.

Prokrastinace vám nepomůže

Neustálé odkládání úkolů může situaci jen eskalovat. Není nic horšího než bojovat s termíny. Hrozí, že budete ve velkém stresu. Prokrastinace nastupuje zejména v případě, že je před vámi složitý úkol, do kterého se vám nechce. Nejčastěji s prokrastinací bojují lidé pracující z domova. Zkuste si proto ty nejsložitější věci naplánovat na čas, kdy víte, že jste nejproduktivnější. Během této doby se věnujte pouze danému úkolu.

Pracujte v nezvyklou dobu

Jednou z možností, jak ušetřit čas, je neobědvat v restauracích, ale vzít si jídlo s sebou do krabičky. A další výhody? Nemusíte čekat dlouhou frontu ani někam cestovat. Je téměř jisté, že vám během polední pauzy na oběd nikdo další úkol nezadá. Pokud jste ranní ptáče, můžete si přivstat a odbavit tak všechny důležité úkoly hned.

Za dobrou práci se odměňte

Nezapomeňte se po celodenní práci odměnit. Například o obědové pauze si dopřejte po jídle dortík, vodu s citronem, čaj nebo třeba kávu. „O kofeinu je všeobecně známé, že podporuje výkon. Ve 100 ml kávového nápoje je přibližně 40 mg kofeinu. Účinek kofeinu z těla vyprchá v řádu několika hodin, zpravidla v rozmezí 2 až 8 hodin. Klíčové je ale dodržovat doporučenou denní dávku a zároveň dbát na dostatečný příjem tekutin,“ vysvětluje PharmDr. Jana Doleželová.