Jak efektivně využít AI při pracovních schůzkách

Umělá inteligence (AI) může být skvělým pomocníkem při pracovních schůzkách a jednáních. Pomáhá zejména efektivně plánovat, zaznamenávat a analyzovat schůzky, což vede k vyšší produktivitě a lepšímu využití pracovního času.

Efektivní plánování díky inteligentním asistentům

„Jedním z největších problémů při plánování firemních schůzek je sladění kalendářů a zajištění, aby se setkání zaměřilo na konkrétní cíle. AI aplikace, jako jsou Microsoft 365 Copilot, Otter.ai nebo Calendly, rychle vyhodnocují dostupnost všech účastníků, doporučují optimální časy schůzek a zároveň nastavují agendu na základě předchozích jednání nebo konkrétních cílů,“ říká Jan Dvořák z počítačové školy GOPAS.

Automatické zápisy šetří hodiny práce

AI technologie jsou také schopné během schůzky zaznamenávat klíčové body diskuze a následně je přehledně shrnout. To znamená, že zaměstnanci už nemusí trávit čas ručním přepisováním poznámek nebo záznamů schůzky. Mnoho moderních systémů navíc umožňuje automatické označení důležitých úkolů a termínů, které lze přímo integrovat do nástrojů projektového řízení.

„Firmy dnes hledají nástroje, které jim ušetří čas. Využívají již větší množství chytrých funkcí, často na bázi AI. Ale nejvíce oceňují, když jim nástroje pomohou s tvorbou zápisů z porad a následným vyhledávání v datech, jako to dokáže technologie Cabolo. Všechna data jsou snadno dostupná díky fulltextovému vyhledávání,“ říká Michal Černý z Audiopro.

Provoz navíc nevyžaduje připojení k internetu. Vše probíhá offline s ohledem na maximální bezpečnost a ochranu dat a soukromí. Audio záznam a textový přepis jsou vždy dokonale synchronizovány, takže při zpětném poslechu najdete každé slovo.

AI pro lepší porozumění

Cabolo Multimedia je fyzický nástroj, který za pomoci AI pak automaticky a v reálném čase nejen nahrává a přepisuje, ale i překládá a titulkuje audio a video. Přenáší obrazový záznam z jednání, v reálném čase přepisuje jeho obsah a vytváří titulky. Verze Cabolo Subtitle pak díky unikátní technologii s podporou umělé inteligence přidává titulky do videa v reálném čase, což lze využít například při videokonferencích či různých živých přenosech.

Lepší rozhodování díky analýze dat

Umělá inteligence nejenže pomáhá organizovat meetingy, ale také zajišťuje, že jsou rozhodnutí podložena daty. Pokročilé AI systémy, jako jsou Gong.io nebo Fireflies.ai, dokáží analyzovat minulá jednání, sledovat plnění úkolů a identifikovat problematické oblasti, kde je potřeba zlepšení. Manažeři tak mají přehled o tom, jak efektivní byly jednotlivé schůzky a jaké kroky podniknout pro další zlepšení.

Společnosti s rozsáhlým projektovým řízením například analyzují pomocí AI zápisy z porad za poslední měsíc. AI identifikuje opakující se problémy, například zpoždění v dodávkách materiálů, a navrhne doporučení, jak minimalizovat zpoždění v budoucnu.

Personalizace na míru týmu

AI systémy mohou být nastaveny tak, aby reagovaly na specifické potřeby konkrétního týmu. Startupy používají speciálně vytrénované AI pro rychlé brainstormingy, tvorbu akčních plánů a generují nápady na základě předchozích projektů a marketingových strategií. využívají systémy připravené vytvářet strukturované přehledy pokroků v projektech a rozpočtů. Manažeři velkých společností pak využívají pokročilých analytických nástrojů, které sledují dlouhodobý vývoj projektů, předpovídají rizika a umožňují přesněji plánovat rozpočty.

Virtuální facilitátor

Některé firmy také využívají umělou inteligenci jako nástroj automatizující řízení online schůzek a zajišťující jejich efektivní průběh. Namísto toho, aby musel člověk manuálně dohlížet na časový plán, sledovat agendu a organizovat diskusi, tuto roli přebírá AI. Tento přístup zvyšuje efektivitu, snižuje časové ztráty a umožňuje účastníkům soustředit se na klíčová témata,“ uzavírá Michal Černý ze společnosti Audiopro.